La Solicitud de cotización es el documento previo a la orden de compra, donde se pueden comparar las diferentes ofertas de los proveedores y elegir la mejor opción. Permite incluir en el mismo documento archivos adicionales, tales como las cotizaciones físicas de los proveedores, especificaciones técnicas, condiciones del contrato, etc.
Sin embargo a diferencia de MICROSIP, el módulo de REQUISICIONES de EXSIM no integra los documentos ligados dentro de la base de datos, sino dentro de una carpeta. en el disco duro de la computadora.
Si esa carpeta no se encuentra compartida y el resto de las computadoras no sabe dónde se encuentra, el resto de los usuarios NO PODRÁ acceder a dichos archivos.
Para permitir que TODOS los usuarios puedan acceder a TODOS los archivos compartidos en la pestaña DOCUMENTOS LIGADOS siga los siguientes 3 pasos:
1. Cree una carpeta compartida
En la raíz del disco C del servidor cree una carpeta llamada REPOSITORIO y posteriormente compártala.
2. Verificar que las computadoras tengan el permiso de ver carpetas compartidas
Eso se consigue entrando a la sección de RED, debe aparecer el servidor y la carpeta compartida desde las demás computadoras
3. Configurar la ubicación del repositorio en PREFERENCIAS del módulo de REQUISICIONES.
En el módulo de REQUISICONES, en el apartado PREFERENCIAS, se debe indicar la ubicación físcia de donde se grabarán los archivos ligados, que será la ubicación de la CARPETA COMPARTIDA previamente creada (\\SERVIDOR\repositorio/). Colocando al final de la ruta una diagonal invertida «/»
De esta manera los archivos se guardarán en el mismo repositorio y podrán ser consultados desde cualquier computadora.
ADVERTENCIA
El sistema NO VALIDA que existan documentos previos con el mismo nombre al momento de subirlos. Por lo que en caso que se diera esta situacióno, el documento nuevo sustituira al viejo.
Por tal motivo es muy importante MODIFICAR el NOMBRE del documento ANTES de subirlo.
Por ejemplo, si tenemos 3 cotizaciones de un proveedor, todas llamadas cotización, una nomenclatura para evitar borrar otros documentos sería:
FOLIO DE LA SOLITUD DE COTIZACIÓN + COTIZACIÓN + FOLIO COTIZACION
Ejemplo:
52COTIZACION28
Sugerimos evitar los espacios o sustituirlos por guiones
52_COTIZACION_28
Contribuimos activamente al crecimiento de México, incrementando la productividad de las organizaciones al integrar todos sus procesos en una sola plataforma tecnológica.