No solo lo afirma Carlos Slim, es una máxima conocida por las personas dedicadas a los negocios desde que los seres humanos lo practicamos, de hecho, se estima que alrededor del 30% de las utilidades de la empresa están basadas en una buena gestión del departamento de compras.
Si en vez de estar concentrando en ahorrarle dinero, su departamento de compras, se encuentra constantemente comprando de último momento, siempre de contado y con retrasos por falta de insumos, lo invito a conocer el procedimiento correcto de adquisiciones y cómo aplicarlo presionando un botón con las herramientas que ofrece MICROSIP.
Animación del proceso:
1. Identificar la necesidad.
Sin importar su giro, es necesario ser pro activos y adelantarse a la necesidad para poder cumplir en tiempo y forma con nuestros clientes, aprovechando las mejores condiciones con nuestros proveedores. No hay pretextos, si usted cuenta con MICROSIP ya tiene una enorme cantidad de información que puede analizar para programar sus adquisiciones.
- Permite que MICROSIP genere de manera automática sus máximos y mínimos de almacén analizando su historial de ventas.
- Pídale al sistema que genere las ÓRDENES DE COMPRA, en base a sus pedidos pendientes por surtir y/o sus máximos y mínimos previamente calculados.
- Si es una empresa manufacturera genere un plan de producción en base a histórico de ventas y/o pedidos pendientes para que se generen las requisiciones de materia prima conforme el programa de fabricación.
Si es una empresa de servicios, MICROSIP le permite registrar los precios y tiempo de entrega de sus proveedores, no solo teórico, sino real en base a las operaciones. Utilice estos datos para realizar mejores compras en menos tiempo.Todos estos ejemplos tienen algo en común:
- Si sé o puedo estimar lo que voy a vender, en la misma medida, sabré qué, cuánto, a quién y cuándo comprar.
- Se requiere una comunicación estrecha entre ventas y compras y el resto de los departamentos de una empresa.
Y es precisamente eso, la comunicación entre departamentos a través de un ERP, lo que permite ejecutar y aprovechar los procedimientos de manera correcta.
Sabemos que siempre habrá imprevistos, pero si estos son mínimos, sus utilidades serán máximas.
2. Generar la requisición.
Cuando se ha detectado la necesidad, es necesario solicitar los materiales y/o servicios para solventar, ese documento se llama requisición y es generado por el usuario final (requisitante) y al crearlo lleva su firma implícita (firma 1)
3. Autorizar la requisición.
El jefe del departamento en base a un criterio técnico y las prioridades de la organización, se plantea preguntas como: ¿Es una necesidad real? ¿Los productos solicitados son los adecuados? para poder autorizarla.
Firma 2 y 3 de autorización (electrónicas).
Nota: Una requisición autorizada, no implica forzosamente la adquisición del bien o servicio, sólo autoriza el consumo de tales insumos. En caso de que sea necesario adquirirlos, será el departamento de compras determinar con quién.
Surtiendo la requisición desde existencias previas del almacén.
Si aplicamos la planeación de compras y pudimos adelantarnos a la necesidad antes de que esta se presente, es posible que nuestro almacén ya cuente con las existencias necesarias para surtir la requisición que ya ha sido autorizada, Para verificar las existencias del material desde la requisición, basta con presionar el botón [F9].
En algunos giros puede asignarse un presupuesto de unidades a consumir, por ejemplo en las empresas manufactureras y/o de mantenimiento. Este presupuesto se puede consultar con la tecla [F6]
El registro de la entrega del material (salida de almacén) se puede realizar desde el mismo módulo en la pestaña documentos relacionados. Lo que implicaría la firma 4.
4. Comparar opciones.
En caso de no contar con existencias y/o reponer las consumidas, nos preguntaremos ¿con quién se va adquirir? y para ello será necesario generar una solicitud de cotización a un máximo 3 diferentes proveedores para garantizar que estamos eligiendo la mejor opción.
Firma 5 implícita del usuario que capturó los precios.
5. Autorizar la orden de compra
Una vez que el departamento de compras ya hizo su tarea, en base a criterios comerciales, el jefe del mismo elija la mejor opción, lo cual NO IMPLICA inmediatamente un desembolso de dinero, sólo una elección de proveedor.
Firma 6, 7 y/o 8 (electrónicas) de la autorización previo a convertir en orden de compra
Es en esta etapa donde si se tiene un presupuesto asignado para el departamento/proyecto, el sistema mostrará la información correspondiente al mismo.
6. Crear la orden de compra
Al presionar un botón en el módulo de compras se genera un por cada proveedor elegido.
7. Recibir el producto o servicio.
Se firma electrónicamente al momento de recibir los productos o servicios conforme la orden de compra previamente autorizada.
Firma 9 implícita.
8. Supervisar el desempeño del proveedor.
Es necesario confirmar que el proveedor haya cumplido en tiempo y forma y si no lo ha hecho buscar un nuevo proveedor, los errores e ineficiencias de su proveedor las terminará pagando usted.
Para eso se tienen varios reportes que deben revisarse de manera continua:
- Fecha requerida vs fecha de entrega.
- Pendientes de recibir por proveedor.
9. Recibir la factura.
Cuentas por pagar reconoce la deuda con el proveedor hasta que la factura haya sido recibida y validada. Esta factura deberá ser un CFDI válido y sólo podrá ser por lo previamente recibido. Microsip valida los CFDIS antes de incorporarlo y también puede consultar si el proveedor está en la «lista negra» del SAT.
Firma 10 implícita
10. Autorizar el pago.
Al cumplir el proceso, el departamento de finanzas, tiene todas las herramientas para dar la última palabra al momento de autorizar el desembolso, ya sea por anticipo o no. Se trata de una decisión financiera, en base a flujos de efectivo y compromisos previos.
Firma 11 y 12 (electrónicas) las cuales acreditarán el pago al proveedor y generará el pago por liberar en el módulo de bancos.
Autorizando ANTICIPOS
Si el proveedor exige anticipo, este se puede autorizar también desde el autorizador de pagos, generando el anticipo al proveedor y la orden de pago.
Es importante recordar que al recibirse la factura del proveedor esta generará un cargo que también aparecerá como pago pendiente, por lo que es importante acreditar el anticipo hecho anteriormente a la factura recibida a través de un traspaso de anticipo que se realiza como un crédito en el módulo de cuentas por pagar.
11. Liberando el pago.
Hasta este momento, desde que se generó la requisición hasta que se generó el pago por liberar, se han acumulado hasta 12 firmas, 5 firmas implícitas al momento de generar el documento y hasta 7 firmas electrónicas (configurables) y se puede rastrear una solicitud de pago en todo su proceso.
Por tal razón finanzas podrá ejecutar el pago con toda confianza y luego liberarlo en el sistema (un botón) poniendo la última firma al proceso, el cual sí está ligado a contabilidad ya tendrá su póliza contable. CFDI relacionado y de manera opcional cualquier otro documento electrónico que se requiera.
La conciliación electrónica con su estado de cuenta bancaria es el broche de oro con el que se garantiza que la información presentada sea exacta.
Resumen
- El proceso de compras inicia DESDE ANTES DE VENDER, al identificar las necesidades.
- Las compras DEBEN planearse para garantizar la rentabilidad del negocio, para ello se puede utilizar el planeador de compras en base a máximos y mínimos calculados sobre ventas diarias y/o pedidos pendientes.
- Una REQUISICIÓN es solicitar permiso para realizar un trabajo y en su caso CONSUMIR material. Es una decisión técnica que toma el jefe inmediato.
- Las ÓRDENES DE COMPRA, surgen de manera automática desde el PLANEADOR de COMPRAS o en base a un CUADRO COMPARATIVO de proveedores en SOLICITUDES DE COTIZACIÓN.
- La autorización de una ORDEN DE COMPRA es una decisión COMERCIAL.
- La autorización del pago es una decisión FINANCIERA posterior a las autorizaciones previas.
Los documentos se elaboran y firman PREVIO a la acción para GARANTIZAR que se esté haciendo la mejor compra posible. De nada sirve estar llenando y firmando POSTERIOR, si usted trabaja de esa manera, es muy probable que esté perdiendo dinero.
