El módulo de nómina integra sus pagos con bancos y contabilidad de manera especial:
En caso que el pago sea en efectivo o transferencia genera una PROVISIÓN.
En caso que el pago sea con cheque, genera un cheque en bancos cada uno con su póliza individual, directamente el gasto de nómina contra bancos (egreso)
La configuración de la integración con bancos se realiza en PREFERENCIAS DE LA EMPRESA
La configuración de la provisión se realiza directamente en la información contable de cada frecuencia de pago:
Es importante que dicha cuenta NO esté ligada a una cuenta bancaria.
Para el siguiente ejemplo, 2 empleados están por transferencia (dispersión a través del portal del banco) y un empleado con cheque.
Una vez generada la nómina, el primer paso es la creación de los cheques en bancos, esto se realiza ejecutando el comando ARCHIVO / CREAR LOS CHEQUES EN BANCOS
Recuerde haber timbrado primero la nómina para que la póliza contable YA INCLUYA los CFDI de la nómina. En caso contrario, el sistema le pedirá una confirmación:
Al crear los cheques en bancos, se genera un PAGO POR LIBERAR, al igual que cualquier otro, sólo espera que le indiquen la cuenta de la cual saldrá el dinero y opcionalmente podrá imprimir directamente el cheque desde el sistema
Las cuentas contables de dicha póliza las obtiene directamente de cada concepto de nómina
En caso de que le falte definir su cuenta contable a algún concepto el sistema NO PODRÁ generar la póliza y le marcará un error.
Al momento de liberar el o los pagos, usted definirá la cuenta bancaria de la cual saldrá el dinero, la fecha del movimiento contable y la fecha de aplicación, para este ejemplo, la nómina del 31 de diciembre el retiro en bancos se verá reflejado hasta el 5 de enero. Esta fecha de aplicación puede ser modificada cuando el cheque sea efectivamente pagado en caso de que no coincida.
Al ser liberado, se generará un retiro en bancos con fecha 31 de diciembre 2018 pero con aplicación hasta el 5 de enero del 2019
Para este ejemplo a propósito hicimos un cheque con fecha 31 de diciembre porque se presentará la siguiente situación:
En contabilidad el retiro en bancos aparece contablemente con fecha 31 de diciembre, sin embargo en el módulo de bancos aparece el retiro aplicado en saldo hasta el 5 de enero del 2019.
Esto no tendría un problema porque se trata de LA REALIDAD, ya que el pago se hizo el 31 de diciembre, pero efectivamente el cheque se cobró hasta el 5 de enero,
Según NORMAS DE INFORMACIÓN FINANCIERA, usted puede optar por 2 opciones:
- Reconocer la salida de dinero desde el momento en que se emitió el cheque (aunque no se haya cobrado efectivamente)
- No reconocer la salida de dinero hasta el momento que el cheque efectivamente se cobró.
Ambas opciones son correctas, pero usted deberá definir en sus políticas la forma de tratarlas.
Si usted opta por la primera opción, no deberá hacer nada más, aunque el cheque no se haya cobrado, en contabilidad ya está descontado ese dinero, porque en algún momento se va a cobrar y esos recursos ya no pertenecen a la empresa.
Si usted desea optar por la segunda opción y que contabilidad refleje el saldo EXACTO de bancos, deberá hacer unas pólizas de ajuste en dicho módulo, los bancos no necesitan ningún cambio.
Para mayor información sobre NIIF le invitamos a ver la siguiente liga: https://actualicese.com/2015/06/10/cheques-girados-y-no-cobrados-tratamiento-segun-las-niif/
Para cuestión fiscal, tampoco es problema utilizar una u otra opción, esta necesidad de que CONTABILIDAD sea exacta los saldos se debe más al cobro de impuestos por flujo de efectivo que al registro contable en sì.
Según el reglamento del código fiscal de la federación en su capítulo IV artículo 33 Inciso B párrafo 1 especifica que el registro de la operación se debe realizar el mes que se realizó o máximo 5 días después. En ningún lado especifica que en caso de movimientos en tránsito se deberá hacer algún ajuste.
Si usted se decide por la opción 2 (registrar el saldo contable igual al saldo bancario) deberá realizar lo siguiente:
En contabilidad con fecha 31 de diciembre será necesario realizar una póliza que mueva el movimiento en bancos a “documentos bancarios por pagar”, esto con el objetivo de no afectar el saldo de bancos contablemente. Esa cuenta, a su criterio podría ser un pasivo a corto plazo o una cuenta de orden.
Llegado el 5 de enero y siendo el cheque efectivamente pagado, se procede a revertir la póliza para afectar directamente el saldo contable de los bancos.
Es posible que el sistema le solicite datos para la DIOT lo que podrá omitir.
Esta situación de CHEQUES EN TRÁNSITO también puede que se presente de un mes a otro, de usted depende si desea reflejar el ajuste en contabilidad o no.
Una vez generado los cheques en bancos, podrá PROVISIONAR los pagos por transferencia, ejecutando en el menú HERRAMIENTAS / CREAR PÓLIZAS CONTABLES
Se crea una SOLA PÓLIZA que incluye todos los pagos pendientes por realizar en forma de provisión.
Cuando se ejecute efectivamente la dispersión, solamente será necesario crear el retiro en bancos por el monto total y registrar la póliza de nóminas pendientes contra bancos
El concepto a utilizar deberá tener tipo fiscal OTROS, debido a que no se va a indicar el destinatario ni cuenta contable a depositar, ya que será un solo movimiento desde nuestra cuenta bancaria a cada cuenta individual del trabajador, tampoco deberá definir beneficiario.
Para este ejemplo creamos un concepto especial para identificar las dispersiones bancarias
