¿Te imaginas estar pilotando un avión y en vez de observar los indicadores de altitud, velocidad, entre otros, de una manera rápida, inmediata y sencilla tuvieras que estar esperando que alguien los recolecta para luego entregárselo en una hoja de papel?
Sería imposible saber si vamos en el camino correcto y/o tomar decisiones a tiempo para corregir cualquier desviación. Lo más probable es que tu viaje termine en desastre.
Pues así es como muchos gerentes intentan «pilotear» sus empresas. Con reportes en excel que consumen recursos valiosos y que siempre tendrán un tiempo de retraso.
Las empresas de excelencia no usan excel
¿No sería mucho más fácil poder verlos en tiempo real? ¿Mostrando de manera sencilla los indicadores más importantes del desempeño de la empresa?
Eso es exactamente un tablero de control, una plataforma donde podemos ver información de la empresa que nos ayude a tomar decisiones de una manera sumamente rápida y eficiente.
Lo increíble es que a pesar de lo valiosas que son estas herramientas muy pocas empresas lo aplican en su día a día.
Cómo debe ser un tablero de control
- No debe exceder una pantalla, se debe poder ver todo, sin tener que desplazarse.
- Incluir un contexto para saber contra qué se está comparando este dato.
- Números representativos, 3.8 M es mucho más fácil de leer que 3’792,654.23 y nos da una idea mucho más clara de lo que necesitamos saber
- Exprese en qué se está midiendo (cientos, miles, millones)
- Debes poder entender la pantalla sin necesidad de que se te explique lo que estás viendo.
Indicadores clave de desempeño (KPI)
Uno de los elementos que NO PUEDEN FALTAR en nuestro tablero de control son los s indicadores claves de desempeño (KPI)
Definiendo tus KPI
Puedes establecer diferentes tipos de KPIS dependiendo de tus necesidades.
- Entradas (recursos consumidos)
- Salidas (bienes producidos)
- Procesos (conformidad del producto o servicio)
- Proyectos (avances, entregables)
- Resultados
Sin embargo, lo que no debes perder de vista es lo siguiente:
- Qué quieres medir
- Para qué lo quieres medir
Cuando hayas definido esas dos variables, recuerda que el KPI deben ser:
- Específicos (Specific)
- Medibles (Measurable)
- Alcanzables (Achievable)
- Relevantes (Relevant)
- Temporales (Timely), en el sentido de que sea posible hacer un seguimiento de su evolución en el tiempo
Generar tableros de control y KPIS es sencillo si cuentas con las herramientas para ello.