Limitaciones:
- Este método está diseñado para los reembolsos en EFECTIVO en una caja chica.
- Para reembolsos por cuenta de terceros o reembolsos a trabajadores a través de su nómina revise los apartados correspondientes:
- Reembolso por cuenta de terceros a través de CUENTAS POR PAGAR.
- Reembolso por cuenta de terceros a través de NÓMINA.
- Este método funciona cuando generamos la DIOT de manera directa en contabilidad
- Este método no funciona cuando deseamos generar la DIOT de manera automática desde CUENTAS POR PAGAR.
- Conozca el procedimiento completo de la generación de la DIOT desde MICROSIP hasta subirla el SAT
Definición:
La caja chica es una herramienta financiera que nos permite hacer pequeños pagos emergentes EN EFECTIVO, de manera que no sea necesario realizar una transferencia electrónica o cheque a cada proveedor.
Para que sean deducibles se debe contar con el CFDI correspondiente, su monto no debió haber superado los $2,000 y no aplica para la compra de combustibles. Artículo 27 Fracción III LISR
Para qué y cómo se debe utilizar la caja chica.
- Necesidad INMEDIATA de disponer de efectivo.
- Sólo puede utilizarse para IMPREVISTOS.
- Exigir CFDI del pago realizado.
- Reponer de manera inmediata.
- Si queremos deducir ese pago, deberá ser menor a $2,000
No confundir con pago por cuenta de terceros.
Cuando le reembolso a un empleado u otra empresa el gasto que hizo a mi nombre, su tratamiento contable y fiscal es diferente.
Definiendo el monto.
En la práctica, una caja chica mal manejada puede ser un pequeño agujero por donde se escapará efectivo. Usted no siempre puede controlar la habilidad y/u honestidad del personal, pero sí puede decidir de qué tamaño será ese agujero.
Por lo tanto, al momento de definir el monto que tendrá esa caja chica piense ¿Cuántos pagos en efectivo no programados de menos de $2,000 necesito hacer al día en mi empresa? ¿Cuánto dinero estoy dispuesto a perder en caso que no pueda reducirlo o controlarlo?
Criterios para hacer un pago de caja chica.
Como ya hemos dicho, la rentabilidad de una empresa siempre estará en controlar los egresos más que en aumentar los ingresos. Por lo que la inmediatez del pago de caja chica no tiene porque relajar el control del recurso:
Debes tener especial cuidado en la selección del personal que maneja dicho monto. En la práctica he visto como los empleados, traen y traen notas exigiendo que se les reembolse ese dinero, sin hacerse cuestionamientos básicos tales como;
- ¿Realmente es necesario ese gasto?
- ¿No podemos realizarlo a través del departamento de compras?
- ¿Realmente costó lo que trae la nota?
- ¿Ese gasto se hizo para la empresa o fue un gasto personal?
Aunque se trate de un imprevisto, alguien debe responsabilizarse y autorizarlo y si tenemos demasiados «imprevistos» entonces no estamos planeando de manera adecuada. Recuerde que las compras fuera de planeación siempre se comerán la utilidad.
Por lo tanto, al momento de definir el monto que tendrá esa caja chica piense ¿Cuántos pagos en efectivo no programados de menos de $2,000 necesito hacer al día en mi empresa? ¿Cuánto dinero estoy dispuesto a perder en caso que no pueda reducirlo o controlarlo?
Creando la caja chica en MICROSIP para su control
Usted puede utilizar el módulo de BANCOS MICROSIP para un control de caja chica, donde se tendrán los ingresos y egresos de la misma, de la misma manera que el de una cuenta bancaria.
Cree una cuenta «bancaria» que contendrá los movimientos de la caja chica, sus erogaciones y reposiciones.
El banco tendrá la definición N/A no viene por defecto en MICROSIP, podrá crearlo con el botón derecho del mouse sobre el campo banco y seleccionando la opción NUEVO BANCO. También es posible que deba hacer lo mismo para el tipo de cuenta bancaria.
Una vez creada la caja chica, se hará un traspaso desde otra cuenta contable para fondear la misma y se generará la póliza contable correspondiente. Este movimiento es ÚNICO y no confundir con la reposición de la caja chica, que es cuando se regresa el dinero ya gastado.
Sólo se generarán documentos similares en caso de aumentar o disminuir el monto de la caja chica.
Una vez creado el fondo, Existen dos procedimientos para el manejo de la misma:
Reembolsando dinero erogado por el empleado.
Si el empleado tomó de su propio dinero para realizar una compra PREVIAMENTE AUTORIZADA, por el gerente, puede solicitar que se le reembolse el dinero EN EFECTIVO de la siguiente manera:
- Entrega el comprobante al responsable de caja chica.
- El responsable entrega un vale de caja, el cual deberá ser firmado por el empleado.
- El vale y el comprobante de pago se guardan en la caja.
- No se genera movimiento contable.
Será recomendable CREAR un concepto especial de retiro en MICROSIP para identificar esas salidas de dinero.
Tal concepto no tendrá tratamiento fiscal, ni creará póliza contable.
Es recomendable llevar el control de las personas que reciben el reembolso, indicando el beneficiario.
Para hacer el reembolso genere una salida desde la cuenta de caja chica
Presentamos el formato genérico que trae MICROSIP para la impresión de retiros, sin embargo le recordamos que puede modificarse a su entera satisfacción.
Entregando el dinero por anticipado.
En caso que se le entregue el dinero al empleado desde la caja para poder realizar el desembolso, el procedimiento es muy parecido:
- Se genera el retiro en bancos y el empleado firma el vale al recibir el efectivo y se guarda el vale.
- Cuando el empleado regresa, debe entregar el comprobante del pago y en su caso, el remanente («cambio» o «vuelto»)
- El responsable de caja, guarda el comprobante y en caso necesario modifica el vale de salida para ajustarlo al monto final y le pide al empleado firmarlo de nuevo, destruyendo el anterior.
- No se genera movimiento contable.
Llevando el control de la caja chica.
De esta manera usted en todo momento podrá saber cuánto dinero queda en la caja chica así como cuanto ha reembolsado a cada trabajador. Recordando que dichos reembolsos son EN EFECTIVO, en caso de reembolsos a través de transferencias deberá hacerlo a través del módulo de nómina o del de cuentas por pagar.
Reporte Auxiliares de bancos:
Reporte retiro por beneficiario
Manejo contable de la caja chica.
Como hemos visto, hasta el momento sólo se generó póliza contable al momento de crear la caja chica o al aumentar o disminuir su monto, en ningún momento se generaron pólizas de los movimientos. El movimiento contable se realiza hasta el momento de reponer el efectivo a la caja chica, conforme se fue agotando.
Reposición de caja chica.
Para reponer el efectivo ya utilizado de la caja chica se deberá hacer un retiro NO TRASPASO, cuyo asiento contable contendrá los asientos de los gastos realizados contra salida del efectivo de la cuenta bancaria que repondrá el saldo disponible para la caja chica.
Es posible que usted quiera manejar un diario diferente para la caja chica, por lo que sería una buena práctica crear un tipo de póliza contable específico para este fin.
Este retiro sí contendrá los asientos de los gastos incurridos al momento de disponer del efectivo en la caja chica.
Una vez que se ha cobrado el cheque o recuperado el efectivo se deberá hacer el depósito en la cuenta de «caja chica». Este depósito NO DEBERÁ TENER PÓLIZA CONTABLE y el saldo final de la cuenta NO DEBERÁ SUPERAR EL MONTO PREESTABLECIDO DE LA CAJA CHICA.
