El módulo de bancos es el más importante de todo el proceso MICROSIP, ya que es la bisagra que une los módulos operativos con los módulos contables, además que genera automáticamente las pólizas contables y permite verificar la validez de la información.
Para que este proceso sea automático deberás hacer las siguientes configuraciones:
Integrar los módulos de cuentas por cobrar y por pagar con bancos
En preferencias de la empresa de cada módulo encontrará la pestaña integración bancaria.
- Integración con bancos. Genera un depósito o retiro en bancos de manera respectiva al registrar un cobro o un pago en el módulo correspondiente.
- Manejar flujo de efectivo. Condiciona los reportes de Impuestos a considerar efectivamente pagado o cobrado alguno hasta que se haya hecho la conciliación electrónica en bancos.
- Crear póliza contable. Por cada depósito o retiro que se genere en el módulo de BANCOS, automáticamente a partir de cada COBRO o PAGO en los módulos correspondientes, irá acompañado por una póliza contable. Esta póliza también incluirá los CFDIS correspondientes.
- Tipo de póliza. Elija el tipo de póliza (ingreso/egreso) correspondiente a cada depósito o retiro realizado en el módulo de BANCOS automáticamente a partir de un COBRO o PAGO del módulo correspondiente.
Integración contable.
Para generar las pólizas contables, el sistema toma la información previamente configurada en la integración.
Para clientes toma la cuenta contable de manera individual por tipo, grupo de clientes o la genérica establecida en preferencias del módulo de cuentas por cobrar
Para proveedores toma la cuenta contable desde el mismo proveedor, el tipo de proveedor o la definida por defecto en preferencias del módulo de CUENTAS POR COBRAR.
Para los impuestos toma la cuenta contable desde los impuestos, en caso que sea un impuesto en base a flujo de efectivo, debe especificar las cuentas de pendiente y acreditado respectivamente. El sistema realizará la reclasificación de impuestos de manera automática.
Al estar integrado CXC con BANCOS, al momento de registrar un COBRO el sistema solicitará la cuenta bancaria donde realizará el depósito.
Al estar integrado CUENTAS POR PAGAR con BANCOS, al momento de generar un PAGO, el sistema generará un documento previo llamado PAGO POR LIBERAR, donde el usuario que realicé el movimiento, registrará la cuenta de donde saldrá el dinero y la información bancaria correspondiente para la póliza, dependiendo del tipo de retiro.
Cada cuenta bancaria, debe incluir su cuenta contable y con esta información el sistema genera las pólizas contables correspondientes.
Ejemplos
Cobro en CXC y depósito correspondiente en el módulo de bancos
Póliza contable en el depósito de BANCOS que también aparece en el módulo de CONTABILIDAD, observe que el IVA fue reclasificado y que ya se incluye su CFDI correspondiente.
Pago en en cuentas por pagar y su correspondiente retiro (ya liberado) en bancos.
Póliza contable generada de manera automática en el módulo de bancos al liberar el pago e indicar la cuenta bancaria de donde saldrá el dinero, con su correspondiente CFDI previamente validado en COMPRAS o CUENTAS POR COBRAR. Observe que el IVA ha sido reclasificado en base a flujo de efectivo.
Principales errores al momento de integrar
- No indicar todas las cuentas contables. Si falta alguna cuenta contable o esta no es de último nivel, el sistema no podrá generar el cobro o el pago correspondiente, ya que le será imposible generar la póliza contable.
- No integrar todos los módulos. En caso por ejemplo que integre cxc con bancos pero bancos, no tenga activado la opción de generar póliza contable, esta no se generará.
- Duplicar las pólizas contables. Una vez integrados los módulos, tanto los pagos como los depósitos se generan desde los módulos correspondientes y afectan al módulo de bancos y a la contabilidad. Si usted hace capturas manuales o forza la generación de pólizas desde los módulos, estas se duplicarán.
- Filtrado de documentos. Recuerde que los sistemas filtran los documentos por fecha, tipo de documento, cuenta bancaria y USUARIO CREADOR, esta última opción siempre viene por defecto activada, recuerde desactivarla para poder ver los documentos generados por otros usuarios.
Lo que no debe olvidar sobre la integración de bancos con módulos financieros.
- No puede eliminar un retiro o depósito en bancos realizado desde CUENTAS POR COBRAR O POR PAGAR, deberá eliminar o cancelar el movimiento en el módulo fuente para que se afecte al documento en BANCOS. Esto eliminará o cancelará la póliza correspondiente.
- Si cuenta con permisos puede modificar manualmente las pólizas creadas automáticamente.