Definición
En ocasiones, un proveedor o empleado de nosotros incurre en un gasto y lo liquida con su propio dinero. La factura saldrá a nombre de nosotros, pero el dinero será entregado al proveedor o empleado que liquidó la factura, no al emisor de la misma, en ese caso estamos hablando de pago por cuentas de terceros.
Manejo fiscal
El artículo 41 de la LISR contempla esta situación:
cuando el contribuyente efectúe erogaciones a través de un tercero, excepto tratándose de contribuciones, viáticos o gastos de viaje, deberá expedir cheques nominativos a favor de éste o mediante traspasos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones de crédito o casas de bolsa a la cuenta abierta a nombre del tercero, y cuando dicho tercero realice pagos por cuenta del contribuyente, éstos deberán estar amparados con comprobante fiscal a nombre del contribuyente.
La regla 2.7.1.13 de la RMF 2019. Lo deja aún más claro:
- Cuando los terceros realicen las erogaciones y los importes de las mismas les sean reintegrados con posterioridad:
- El tercero deberá solicitar CFDI con la clave del contribuyente por el cual está haciendo la erogación, si este contribuyente es residente en el extranjero para efectos fiscales, en el CFDI se consignará la clave del RFC a que se refiere la regla 2.7.1.26., de esta Resolución. (XEX010101000)
- Los contribuyentes, en su caso, tendrán derecho al acreditamiento del IVA en los términos de la Ley de dicho impuesto y su Reglamento.
- El tercero que realice el pago por cuenta del contribuyente, no podrá acreditar cantidad alguna del IVA que los proveedores de bienes y prestadores de servicios trasladen.
- El reintegro a las erogaciones realizadas por cuenta de contribuyentes, deberá hacerse con cheque nominativo a favor del tercero que realizó el pago por cuenta del contribuyente o mediante traspasos a sus cuentas por instituciones de crédito o casas de bolsa sin cambiar los importes consignados en el CFDI expedido por los proveedores de bienes y prestadores de servicios, es decir por el valor total incluyendo el IVA que en su caso hubiera sido trasladado.
NOTA
Esta regla en sus dos últimos párrafos, menciona la obligación de emitir el CFDI de los servicios cobrados, junto con un complemento denominado: “Identificación del recurso y minuta de gasto por cuenta de terceros”. Sin embargo hasta el momento, dicho complemento no ha sido especificado por la autoridad
Por lo que no existe manera de generarlo.
Llevando el proceso en MICROSIP
Cuando se paga una o varias facturas del mismo proveedor.
En ese caso el procedimiento es el mismo de siempre. Se registra la deuda como un CARGO en CUENTAS POR PAGAR y se registra el CRÉDITO que elimina la deuda y genera el PAGO POR LIBERAR en BANCOS.
Para poder importar el CFDI, el cargo deberá hacerse a nombre del proveedor que lo emite, el cual deberá venir a nuestro nombre. Por tal motivo no se podrá registrar el cargo al tercero que efectuó el pago.
El único cambio es que al momento de liberar el pago, se cambiará el BENEFICIARIO del pago, ya que en vez de depositar ese dinero al emisor de la factura, se reintegrará al tercero que hizo el pago por cuenta de nosotros.
Una vez liberado el pago a un tercero diferente del emisor de la factura, ese cambio queda registrado en MICROSIP por lo que es fácilmente identificable en la pestaña MOVIMIENTO BANCARIO.
Dado que cambiar el beneficiario de un pago registrado a nombre de otro podría ocasionar problemas de control, sugerimos tomar las siguientes precauciones.
- La modificación de un PAGO POR LIBERAR, deberá estar restringida al usuario ejecutor del pago y que requiera el permiso de un supervisor para realizarlo.
- Crear un concepto de pago ESPECÍFICAMENTE para identificar los pagos por cuenta de terceros, en el ejemplo se llamó PAGO POR CUENTA DE TERCEROS.
- Identificar contablemente a quien se le va a hacer el pago y a esa cuenta contable cargar la deuda, de esta manera al registrar el pago, también el sistema abonará contablemente a esa misma cuenta, independientemente del proveedor que haya emitido la factura.
Cuando un mismo tercero realiza varios pagos a diferentes proveedores
Microsip permite cambiar el beneficiario de un pago, también es posible liquidar varias facturas del mismo proveedor con un solo pago. Lo que no está permitido es en un solo pago liquidar facturas de diferentes proveedores.
En caso de que un mismo tercero haya hecho varios pagos a diferentes proveedores por parte nuestra, recomendamos ampliamente hacer un pago por cada proveedor a ese tercero.
Para el control de reembolsos existen herramientas más poderosas como beatífica que ayudan en el proceso, las cuales se integran con MICROSIP