Uno de los principales retos a los que nos enfrentamos los consultores MICROSIP al implementar el módulo contable es el enfoque de la contabilidad exclusivamente en las obligaciones fiscales, separando este departamento del resto de la empresa.
El enfoque de un ERP es integrar, el departamento contable AUDITA la información contable generada por el resto de la empresa, para que la dirección pueda tomar decisiones en base a información OPORTUNA, PRECISA Y RELEVANTE, la cual de manera intrínseca, también cumple con las obligaciones fiscales.
La diferencia del proceso contable integrado con MICROSIP
La principal diferencia es que en MICROSIP se PROVISIONA TODO, es decir cualquier factura emitida y/o recibida generará su provisión sin importar si esta ha sido cobrada/pagada o no. Esto se consigue presionando el botón «generar póliza contable» de los módulos correspondientes.
Al momento de realizar el cobro/pago de la misma, el sistema realizará la póliza de egreso/ingreso correspondiente. De esta manera garantizamos que tanto la información contable como la información de los módulos siempre sea la misma e incluye TODOS los CFDIS correspondientes (de ingresos, egresos, pagos, nómina, etc)
Este método ocasiona dudas a algunos departamentos contables, que prefieren sólo provisionar las facturas no cobradas/pagadas y enviar directamente a ingreso/egreso las efectivamente cobradas/pagadas en el mes.
¿Por Qué MICROSIP PROVISIONA TODO?
El sistema contable MICROSIP responde a normas de información financiera (NIF) dentro de sus postulados básicos (NIF A-2) aparece el principio de devengo el cual establece:
“Los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad económica con otras entidades, de las transformaciones internas y de otros eventos, que la han afectado económicamente, deben reconocerse contablemente en su totalidad, en el momento en el que ocurren, independientemente de la fecha en que se consideren realizados para fines contables.”
Más información sobre el principio de devengo:
¿Porqué es importante el principio de devengo?
Cuando no se hace así, el historial de clientes/proveedores de contabilidad estará incompleto, ya que sólo se habrán registrado las ventas/compras que no se liquidaron en el mes y no todas las ventas/compras que se hayan hecho al cliente o proveedor.
Otra situación es ¿Cómo sabe el departamento contable que una factura fue efectivamente cobrada/pagada durante el mes? Deberá preguntarle al departamento en cuestión o esperar hasta haber conciliado con bancos identificando individualmente cada movimiento.
Con el principio de devengo aplicado por MICROSIP, automáticamente al momento de registrar el cobro/pago de la factura, se genera la póliza correspondiente. Por tal razón a contabilidad le llega TODA LA INFORMACIÓN de manera exacta sin tener que depender del factor humano de investigar si la factura fue cobrada o pagada. Se registran todas las operaciones y todo queda registrado contablemente.
Ejemplos de las diferencias entre aplicar el principio de devengo y no hacerlo:
Vamos a contabilizar dos facturas al mismo cliente, una cobrada el mismo mes y la otra no:
Sin aplicar el proceso de devengo
Se generarían sólo 2 pólizas:
- La primera con el ingreso de manera directa. (Bancomer aparece en negritas porque incluye la información bancaria del cobro, que se tuvo que registrar manualmente)
- La segunda con la provisión de la venta aún no cobrada
Inconvenientes de no aplicar este principio.
Los inconvenientes empiezan cuando queremos obtener información relevante del módulo contable y compararlo con el módulo operativo.
En este ejemplo, al revisar el auxiliar contable del cliente será diferente al auxiliar del módulo, debido a que sólo se registró la venta no cobrada, la primera al haber sido cobrada no afectó a la cuenta del cliente:
- Auxiliar del cliente en contabilidad:
- Auxiliar del cliente en cuentas por cobrar
Aplicando el proceso de devengo.
Con este principio, en vez de haber 2 pólizas habrán 3: las dos provisiones de las 2 facturas (tanto la cobrada, como la no cobrada) más la póliza del cobro de la primera.
- Pólizas de las dos facturas generadas:
- Póliza del ingreso, generado de manera automática en el módulo de BANCOS, al registrar el COBRO en CUENTAS POR COBRAR..
De esta manera nuestro registro contable ya es idéntico al módulo operativo con lo que es más fácil conciliar y auditar ambos módulos.
Consideraciones al aplicar este principio en MICROSIP
Al momento de provisionar se afecta al IVA pendiente de cobro/pago, pero al momento de registrar el cobro/pago la póliza automática NO SALDA IVA pendiente de cobro/pago contra IVA efectivamente cobrado/pagado.
Lo que hacemos en MICROSIP es generar una póliza por el total de IVA efectivamente pagado/cobrado al final del mes. Para ello utilizamos el reporte IVA acreditado en los cobros/pagos que arroja los importes e IVA de las facturas cobradas/pagadas durante el mes.
Este método tiene una ventaja adicional, lo podemos «amarrar» con la conciliación bancaria para garantizar que el IVA haya sido efectivamente cobrado/pagado.
En el menú herramientas de los módulos de cuentas por cobrar/pagar hay una configuración llamada: «manejar flujo de efectivo en los reportes de impuestos».
Al tener habilitada esta opción, significa que para que MICROSIP considere un IVA efectivamente cobrado/pagado. Dicho movimiento de bancos deberá estar forzosamente conciliado en bancos.
Recordemos que en el módulo de bancos se pueden importar los movimientos descargados desde su portal bancario y conciliarlos electrónicamente con los movimientos que aparecen en MICROSIP lo que garantiza que la información sea exacta.
Esto ahorra mucho tiempo al contador al facilitar la conciliación y da mayor certeza al empresario.
Si usted desea ver el movimiento de IVA efectivamente pagado/cobrado en la póliza de egreso/ingreso, le informo que esta opción pronto estará disponible también en la versión 2020 de MICROSIP.
Argumentos en contra del principio de devengo
«Demasiadas pólizas»
Uno de los argumentos que hemos escuchado para no provisionar todos los movimientos es que se van a generar «demasiadas pólizas»
En caso de que usted siempre cobre/pague de contado en el mismo mes, esto es realidad, tendrá prácticamente el doble de pólizas. Sin embargo, no es obligatorio hacer una póliza por cada movimiento. Microsip permite generar una póliza por día inclusive, una por todo el periodo. Es decir, podrá hacer una sola póliza de todo el mes.
Si la mayoría de sus ventas/compras son a crédito, no habrá diferencia.
«No puedo conocer exactamente el ingreso o gasto»
Otra argumento en contra de aplicar este principio, es que al momento de generar la póliza por el cobro/pago no es posible identificar lo que se cobró o pagó, ya que el asiento del ingreso o gasto quedó en la póliza de provisión.
Sin embargo la póliza de ingreso/egreso, incluye el CFDI original cobrado/pagado, y se puede visualizar directamente desde la póliza sin ningún problema e identificar lo vendido/comprado.
Beneficios de aplicar el principio de devengo
CFDI de cobros.
Como sabe las facturas de contado, deben emitirse con método de pago Pago en Una sola Exhibición (PUE) y se consideran efectivamente pagadas, inclusive si el pago se hace hasta 17 días después del mes que se generó la factura.
Sin embargo ¿Qué pasa si el cliente al que se le emitió dicho CFDI no cumplió en liquidar la factura? En ese caso se deberá cancelar y emitir una nueva con método de Pago en Parcialidades o Diferido (PPD)
Regla 2.7.1.44 del código fiscal de la federación.
Ejemplo, tenemos un cliente que nos promete el pago ese mismo mes y solicita que emitimos la factura como PUE. Sin embargo, termina el mes y llegamos al día 18 del mes siguiente sin recibir el pago, por lo tanto estamos obligados a cancelar dicha factura y generar una nueva como PAGO EN PARCIALIDADES O DIFERIDO.
Esto implica lo siguiente: Alguien deberá estar constantemente revisando que todas las facturas emitidas como PUE sean efectivamente pagadas antes del día 18 del siguiente mes y en caso contrario cancelar dichos documentos, lo que se haría a través del buzón tributario.
Microsip sugiere que si la factura no es efectivamente cobrada al momento de emitirse, por procedimiento se emita como PPD, De esta manera sin importar si la factura se cobra al día siguiente o dentro de un año, el sistema llevará un correcto control de la misma y generará su CFDI de pago correspondiente.
Declaración Informativa de Operaciones con Terceros
Otro de los beneficios de registrar TODOS los movimientos desde los módulos de cuentas por pagar es que la DIOT se hace de manera automática. Es decir, en CUENTAS POR PAGAR, tenemos TODAS las facturas recibidas, así como todos los pagos realizados a los diferentes proveedores. Esos pagos ya fueron conciliados con bancos (con la opción «manejar flujo de efectivo») por lo que estoy 100% seguro que fueron EFECTIVAMENTE PAGADOS, también debo tener el RFC del proveedor. Por tal razón generar la DIOT simplemente es presionar un botón.
Materialidad fiscal
Además de cumplir con las NIF, se debe cumplir con el principio de materialidad fiscal cuya obligatoriedad aparece en el artículo 69-B del código fiscal de la federación el cuál en resumen establece que a pesar de tener toda la documentación fiscal, la autoridad puede presumir que las operaciones amparadas por tales documentos no se efectuaron y el contribuyente estará obligado a probarlo.
Al manejar la contabilidad integrada en un ERP gran parte de esa materialidad ya quedó establecida. A través de MICROSIP se puede rastrear desde la póliza contable, la factura, la entrega del servicio, la orden de compra, la cotización, la requisición y todo el proceso que conlleva al documento fiscal final. Lo cual es muy difícil si no se encuentra dentro del mismo sistema.
Resumen:
- MICROSIP provisiona todo, porque lo establecen las NIF en el principio de DEVENGO.
- Aplicar este principio aporta muchos beneficios y ninguna complejidad salvo algunas pólizas más que si no se utilizara.
Alternativas
Sin embargo, MICROSIP es un sistema flexible, por lo que ofrecemos alternativas a la aplicación de estas reglas: